Współpraca z klientem. Faza pierwsza – planowanie projektów.

Aby sprawnie zarządzać projektami, musisz być świadomym pewnych zasad, które pozwalają doprowadzać rozpoczęte prace do finalnego sukcesu. Pierwszą fazą, przez jaką musi przejść każde zlecenie, jest planowanie projektów. Z perspektywy czasu i nabytego doświadczenia mogę zapewnić, że to w tym momencie mają miejsce kluczowe decyzje. Tutaj popełniane są podstawowe błędy, które decydują o finalnym zadowoleniu klienta z produktu, jak również o zadowoleniu Twoich pracowników z pracy nad projektem.

Faza pierwsza – planowanie projektów przez cele

Podstawą, od której należy zacząć planowanie projektów, jest doprecyzowanie potrzeb klienta oraz stworzenie harmonogramu projektu. To do zadań osoby zarządzającej pracą należy przekształcenie potrzeby w sprecyzowany cel, jaki klient chce osiągnąć. Nie zawsze osoba chcąca skorzystać z Twojej pomocy wie, czego tak naprawdę potrzebuje i nic w tym złego! Starajmy się pomagać tego typu klientom w zrozumieniu, czego tak naprawdę potrzebują. Pewnym punktem wyjścia może być brief marketingowy, na temat którego miałem okazję już się wypowiedzieć na łamach naszego bloga.

Przykładowym celem projektu dotyczącego tworzenia nowej strony WWW może być budowanie określonego wizerunku spójnego z identyfikacją firmy czy też wyznaczony poziom konwersji.

Technika wyznaczania celów – S.M.A.R.T.

Bardzo prostym i dość popularnym sposobem na wyznaczanie i precyzowanie celów jest koncepcja S.M.A.R.T. Jak łatwo się domyślić jest to akronim słów, które przedstawiają zasady, jakimi należy kierować się przy wyznaczaniu wyzwań i celów.

Konkretność (ang. Specific)

Cel musi móc być zapisany w prosty sposób, tak aby każdy pracownik czy członek zespołu nie miał najmniejszego problemu ze zrozumieniem jego sensu. W skrócie: im mniej formy i więcej treści tym lepiej!

Mierzalność (ang. Measurable)

Każdy cel powinien spełniać kryterium mierzalności. Co to oznacza? W skrócie powinniśmy organizować swoje cele w taki sposób, aby dało się ich osiągnięcie zmierzyć za pomocą jakiś obiektywnych miar takich jak procent konwersji czy określony koszt za kliknięcie w reklamę.

Osiągalność (ang. Achievable)  

Przy planowaniu celów nie możemy dać się wciągnąć w pułapkę bycia zbyt ambitnym! Jeżeli będziesz wyznaczać sobie cele, których nie da się osiągnąć bardzo szybko możesz doprowadzić do obniżenia poziomu motywacji.

Istotność (ang. Relevant)

Cele, które stawiamy przed sobą muszą również być istotne. Wydaje się to kwestią oczywistą, jednak należy o tym pamiętać. Cel powinien być zdecydowanym krokiem naprzód dla osoby, która stanie przed wyzwaniem osiągnięcia go.

Czasowość (ang. Time-bound)

Określony cel powinien być zamknięty w ramach czasowych. Dzięki temu jesteś w stanie określić, czy dążysz w dobrym kierunku. Osiąganie celu nie może ciągnąć się w nieskończoność! Należy tego unikać.

Tak jak widzisz, są to dość proste rzeczy, które znacznie ułatwiają planowanie projektów, ale ludzie bardzo często zapominają o tego typu wskazówkach. Super pomocne jest też korzystanie z dedykowanych narzędzi, takich jak ClickUp. Pozwala to na rozplanowanie wszystkich zadań w ramach projektu, a także ich wydelegowanie. W ramach narzędzia można też komunikować się ze współpracownikami i wymieniać się z nimi materiałami. Zachęcamy do wypróbowania!